ポータルサイトの必須機能「お知らせ」

会社(または 部署)のポータルサイトは、スタッフ部門から全社員(または 部署内の社員)に対して情報を提供するのが主目的のサイトです。ポータルサイトには、社員が必要とする各種システムへのリンクや、会社固有の情報、社員に知って欲しい情報などがあります。社員に知って欲しい情報は SharePointでは「お知らせ」リストを使うのが一般的で、会社によっては様々な呼び名(掲示板、案内、通達、Notice、Notify、What's New、Announcements)があります。

SharePoint モダン お知らせ 1

クラシックUI時代の「お知らせ」表示方法

SharePointのクラシックUIでは「お知らせ」リストを作成して、サイトトップページなどに リストビューWebパーツを貼り付けて、「お知らせ」リストのデータが表示できました。

SharePoint モダン お知らせ 2

スタッフ部門(総務部、事務局、秘書など)の担当者は、お知らせリストにリッチテキストで コンテンツを追加・公開できました。SharePointアクセス権限を適切に設定していれば、スタッフ部門だけがお知らせを登録でき、それ以外の部門は閲覧のみにできました。

ほんの少しの設定(またはカスタマイズ)で、特定日時にコンテンツを公開したり、コンテンツが公開されたときにユーザーにメール送信したり、一定期間が経過したコンテンツを削除したり、できました。

モダンUI時代の「お知らせ」表示方法は?

クラシックUIでは できた「お知らせ」リストの表示ですが、モダンUIの リスト Webパーツ は「カスタムリスト」しか表示できません。このため、クラシックUIと同じ仕組みにするのであれば「お知らせ」リストと同じようなフィールド(カスタムリストを作成すると「タイトル」はあるので 「本文」を追加。)を持つ「カスタムリスト」を作って表示するなどの対策が必要です。

そこで・・・そもそも・・・モダンUIで「お知らせ」を表示するには、どのような方法があるのか、標準的なものから 特殊なものまで、色々と考えてみました。

  • (1) リストWebパーツ+カスタムリスト+アイテム
  • モダンのリストWebパーツでは、カスタムリストしか表示できないので、お知らせリストではなく カスタムリストで実装。お知らせ(記事)は アイテム単位。リッチテキストの入力、ファイル添付などができますね。

  • (2) ドキュメントライブラリWebパーツ+ドキュメントライブラリ+PDF
  • モダンのドキュメントライブラリWebパーツで ドキュメントライブラリに置いてあるPDFを表示する方法。お知らせ(記事)は ファイル単位。PDFにパスワードをつければ SharePointアイテム権限を使わなくっても、セキュアなお知らせが実装できますね。

  • (3) ファイルビューアーWebパーツ+ドキュメントライブラリ+Officeファイル
  • モダンのファイルビューアーWebパーツで ドキュメントライブラリに置いてあるOfficeファイルを表示する方法。
    お知らせ(記事)は ファイル単位。Excel/Wordのどの位置を強調したいか、どのグラフを表示するかが選択できるので便利。

  • (4) クイックリンクWebパーツ+ページライブラリ+サイトページ
  • お知らせに サイトページを使う方法が モダンUIの「推し」のようですね。1ページが1ニュース(お知らせ)になるので、ページがどんどんと増えます。ページ名を工夫しておかないと すぐに「ページライブラリ」がぐちゃぐちゃになってしまうことが予想されます。「クイックリンク」Webパーツではなく、「強調表示されたコンテンツ」「ヒーロー(Hero)」Webパーツを使う組み合わせもあります。

  • (5) テキストWebパーツ+HTMLテキスト
  • 緊急メッセージは、サイトトップページの先頭に テキスト Webパーツを貼り付ければ 実現できます。プレーンテキスト、HTMLテキストなどが使えます。Internet Explorer固有のHTMLタグ marquee タグも使えます。


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