Notesコンテンツを救済したい

Notesデータベースをかなり使い込んでいる会社の場合、SharePointにコンテンツを移行したいと思いますよね。

でも 自動でのコンテンツ移行は難しい

しかし...NotesからSharePointへの移行ツール(市販製品、フリーソフト)でも、100%のコンテンツ移行ができるものは存在せず。

かといって...自前でC#コードを書いても、結局はリッチテキストや添付ファイルで挫折するパターンが多いかも。

コンテンツの手動移行

手動で頑張ってコンテンツ移行するにも、コピー&ペーストが不十分にしかできず、プレーンテキストのみの移行になったりします。Notesで、赤文字/青文字/ボールドなどの文字装飾をしていても、プレーンテキストになってしまいます。

Notes側のコピー機能のせいなのですが
・セクションを開いていないと、セクション内の文章がコピーされなかったり
・挿入されている画像は、先頭の画像しかコピーされなかったり
苦労が絶えません。

Notesからコンテンツ(テキスト情報、ファイル)をダウンロードして、SharePointにアップロードして、表示されたものを Notesに合わせて 地道に直して行けば...同じようなコンテンツはできあがるのですが。

権限の移行

Notesだと文書(SharePointのアイテム)単位で、アクセス権限が付与できるのですが...SharePointでそれをやると 5000件問題にぶち当たるので 使えません。SharePointだと サイト、リスト単位ぐらいで アクセス範囲を分けて 権限管理するのがセオリーなのですが、その塊と Notesデータベースとだと ちょっとずれちゃうんですよね。

Notesだと文書を作った人しか修正できないのですが、SharePointでも アイテムを作成した人しか変更できないようにできます。しかし...Notesだと データベース単位の管理者ならば文書が修正できるんですよね。SharePointでそれをやろうとすると、アクセス許可をカスタマイズするか、サイトの所有者権限を与えることになるのですが、どちらも ユーザー誤操作の事故リスクがあり...っとなります。

下書き機能の差異

Notesには下書き機能があります。SharePointでも...ライブラリならばチェックイン/チェックアウトがあり、リスト・ライブラリでは承認という機能があり、ワークフロー機能もあります。これらの機能と アイテム権限制御をすれば、下書きに近い事はできるのですが...操作が複雑になります。

オンプレミスのSharePointであれば、カスタマイズ画面を作って 下書き/公開を制御するなどの対処が可能なのですが、SharePoint Onlineだと...CSOM(Client Side Object Model)JavaScriptを駆使して、難易度の高いカスタマイズが必要です。SharePoint Designerを使ったワークフローという手段もあるのですが...これについては 別記事で。


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